Das neue Hinweisgeber­schutz­gesetz ist da! Handeln Sie jetzt!

In seiner Sitzung am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat dem neu vorgelegten Gesetzentwurf zum Schutz von hinweisgebenden Personen zugestimmt. Bereits Mitte Juni 2023 soll das Gesetz in Kraft treten. Wir informieren Sie über alles Notwendige!

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Wen betrifft das Hinweisgeber­schutz­gesetz?

Im Hinweisgeberschutzgesetz liest man lediglich von „Beschäftigungsgebern“: damit sind also alle natürlichen und juristischen Personen des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen gemeint, die Mitarbeiter beschäftigen. Zu den Beschäftigten können folgende Personen gezählt:

  • Angestellte
  • Leiharbeitnehmer
  • Freie Mitarbeiter
  • Teilzeitkräfte
  • Werkstudenten
  • Praktikanten
  • Freiwillige Helfer

Schwellenwerte

50-249 Mitarbeiter

Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum 17. Dezember 2023 umsetzen.

< 500 Mitarbeiter

Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum Juni 2023 umsetzen

Was ist mit Konzernen / Verbundenen Unternehmen?

Ein Unternehmensverbund benötigt lediglich ein internes Hinweisgebersystem, welches sämtliche Gesellschaften des Unternehmensverbundes nutzen können. Mehrere selbstständige Unternehmen im Konzern können also ein Hinweisgebersystem zusammen betreiben.

Dabei ist es nach dem vorliegenden Gesetzesentwurf notwendig, dass die originäre Verantwortung für die Weiterverfolgung und Behebung von Missständen und Verstößen bei dem jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen verbleibt. Dies gilt auch bei einer Unterstützung durch einen externen Dienstleister wie uns.

Bei der Bearbeitung der Meldungen durch einen zentralen Dienstleister wird dieser Dienstleister für die jeweiligen rechtlich selbständigen Tochterunternehmen (d.h. in deren Auftrag) tätig werden. Zu einem Übergang der Verantwortung kommt es nicht.

Pflichten & Handlungsbedarf

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, eine interne Meldestelle (= internes Hinweisgebersystem) zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben. Darüber hinaus schützt das neue Gesetz Hinweisgeber nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).

Neben den Arbeitgebern selbst müssen Bund und Länder so genannte „externe Meldestellen“ einrichten, an die sich Hinweisgeber wenden können.

Das Gesetz stellt Vorgaben hinsichtlich des Hinweisgebersystems selbst, also der Infrastruktur sowie dem Betrieb des Hinweisgebersystems im Alltag.

Hinweisgeber haben die explizite Wahl zwischen einer „internen“ Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer „externen“ Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.

Das Gesetz stellt Vorgaben hinsichtlich des Hinweisgebersystems selbst, also der Infrastruktur sowie dem Betrieb des Hinweisgebersystems im Alltag.

Das Hinweisgebersystem muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers schützen, eine sichere Datenaufbewahrung gewährleisten und DSGVO-konform sein. Im Rahmen der Einrichtung des Systems sollten Arbeitgeber den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten einbinden.

Das Hinweisgebersystem kann aus bis zu vier Meldewegen bestehen:

Postalischer Meldeweg („Kummerkasten“)

Telefon-Hotline

E-Mail-System

Digitales Meldesystem

Im besten Fall bietet ein Hinweisgebersystem die Kombination aus mehreren Meldewegen, um auf die verschiedenen Anforderungen von Hinweisgeber eingehen zu können.

Strafen & Bußgelder

Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen bei Behinderung oder dem Versuch der Behinderung der Abgabe eines Hinweises. Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen zudem, wenn es versucht, gegenüber der hinweisgebenden Personen Repressalien durchzusetzen oder wenn das Unternehmen das Vertraulichkeitsgebot verletzt.
Im Falle einer mangelnden oder fehlerhaften Einrichtung von internen Meldestellen durch das betroffene Unternehmen droht ein Bußgeld in Höhe von EUR 20.000. Die Höchstgrenze des Bußgeldrahmens kann in bestimmten Fällen verzehnfacht werden.

Anforderungen an den Betrieb des Hinweisgebersystems

Folgende gesetzliche Pflichten müssen Arbeitgeber beim Betrieb eines Hinweisgebersystems beachten:

Wahrung der Rückmeldefristen an den Hinweisgeber:
Antwort an den Hinweisgeber in maximal 7 Tagen.

Prüfung der Hinweise:
Sachverhaltsermittlung, Durchführung von Folgemaßnahmen.

Vorhalten von geschultem Personal:
zur Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise
Hinweis: wenn eigene Beschäftigte ausgewählt werden, kann dies zu besonderem Kündigungsschutz für die betreffenden Mitarbeiter führen.

Informationspflichten gegenüber Hinweisgebern:
Innerhalb von drei Monaten nach der Meldung muss der Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen, den Stand der Prüfung des Hinweises und der Folgemaßnahmen und das Ergebnis informiert werden.

Informationspflicht gegenüber Beschäftigten:
Beschäftigte und Dritte müssen fortlaufend über die Meldemöglichkeiten informiert werden. Diese Informationen müssen leicht und verständlich zugänglich sein. Des Weiteren besteht für Arbeitgeber die Pflicht, über alternative Meldewege, beispielsweise den Kontakt zur zuständigen Behörde zu informieren.

Unsere Lösung:

Externe Meldestelle für Ihr Unternehmen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt es Arbeitgebern ausdrücklich, das Hinweisgebersystem durch einen Dienstleister wie Dreyfield & Partner betreiben zu lassen.

Unser Hinweisgebersystem besteht aus den vier oben aufgezeigten Meldewegen und geschultem Personal, das die Hinweise entgegennimmt, prüft und bearbeitet – für monatliche Pauschalen.
Unser Hinweisgebersystem ist 24/7 verfügbar, bietet eine sichere Verschlüsselung und ermöglicht den Dialog mit dem Hinweisgeber durch unsere Mitarbeiter.

Die Implementierung des Systems in der Organisation, also Gespräche mit Betriebsrat & Datenschutzbeauftragtem und die Information der Beschäftigten übernehmen wir als Teil unseres Komplett-Pakets. Dies führt zu Geld- und Zeitersparnissen, denn die Unternehmen benötigen keine personellen Ressourcen für den Betrieb des Hinweisgebersystems.

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Unsere Leistungen

Als Teil Ihrer internen Meldestelle...

...nehmen wir Hinweise entgegen

...bestätigen wir den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen

...prüfen wir, ob der Hinweis durch das Hinweisgeberschutzgesetz geschützt ist

...prüfen wir, ob die Meldung stichhaltig ist und legen eine Fallakte an

...halten wir mit der hinweisgebenden Person Kontakt

...holen wir sofern erforderlich weitere Informationen ein

...leiten wir den Hinweis an einen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen weiter

...Sie haben dann 3 Monate ab Meldungseingang Zeit um gegebenenfalls Folgemaßnahmen zu ergreifen

...Auf Ihren Wunsch und falls möglich informieren wir den Hinweisgeber über diese Maßnahmen

Digitales Meldesystem

Mit unserer Software Meldung Online können Hinweisgeber Meldungen verschlüsselt und datenschutzkonform an uns übermitteln.

Gehe zu Meldung Online

Telefonisches Meldesystem

Hinweisgeber können uns jederzeit per Telefon erreichen: unsere Hotline ist 24/7 besetzt und nimmt Hinweise entgegen.

Schriftliches Meldesystem: per E-Mail und Brief

Hinweisgeber können uns sowohl Briefe als auch E-Mails zusenden.

Preise & Pakete

Unser Hinweisgebersystem besteht aus den oben aufgezeigten Meldewegen und geschultem Personal, das die Hinweise entgegennimmt, prüft und bearbeitet – für eine monatliche Pauschale.

Monatlich Jährlich (-20%)

1 - 49 Mitarbeiter

79,-

948,00 €

758,40 €

  • Digitales Meldesystem
  • Telefonisches Meldesystem
  • Schriftliches Meldesystem
  • Vorfiltern der Hinweise
  • Einordnung und Bewertung
  • Dokumentation und Bericht
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50 - 249 Mitarbeiter

149,-

1.788,00 €

1.430,40 €

  • Digitales Meldesystem
  • Telefonisches Meldesystem
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250 - 500 Mitarbeiter

249,-

3.588,00 €

2.870,40 €

  • Digitales Meldesystem
  • Telefonisches Meldesystem
  • Schriftliches Meldesystem
  • Vorfiltern der Hinweise
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